O Smartsheet costuma entrar na empresa pela porta da planilha. O time já pensa em linhas, colunas e fórmulas, e o Smartsheet oferece exatamente isso, com cronograma, formulário e painel por cima. Para muita gente, é o passo natural depois do Excel.
A dúvida aparece quando o projeto cresce e o time começa a perguntar no chat o que deveria estar na ferramenta. É aí que a comparação com o ClickUp entra. Usamos aqui dois tipos de fonte: as páginas oficiais do Smartsheet, para dizer o que ele oferece, e três relatos publicados pela ClickUp de empresas que saíram do Smartsheet. Os relatos são da ClickUp, então leia com esse filtro.
Neste artigo
- O que é o Smartsheet, segundo o próprio Smartsheet
- Por que três empresas saíram do Smartsheet
- Onde o Smartsheet é a melhor escolha
- Onde o ClickUp tende a ganhar
- Preço: onde conferir cada lado
- Como decidir entre Smartsheet e ClickUp
- Fontes
O que é o Smartsheet, segundo o próprio Smartsheet
O Smartsheet é uma plataforma de gestão do trabalho e destaca a IA embutida na plataforma. Na página de recursos da plataforma, os blocos principais são:
- Views: grade (Grid), Gantt, cartões (Card) e calendário.
- Lógica de planilha: fórmulas e funções com atualização em tempo real, além de vínculo entre células.
- Relatórios e dashboards: relatórios que combinam e filtram dados das planilhas, e dashboards para compartilhar com os interessados.
- Formulários com lógica condicional, que funcionam no celular mesmo com conexão fraca.
- Automação: fluxos sem código, com várias ações e condições.
- IA: gerar fórmulas, analisar dados e resumir conteúdo dentro da plataforma, além de um servidor MCP para conectar assistentes externos como Claude e Copilot.
Nos planos mais altos e nos módulos premium, entram recursos de portfólio e governança que vamos ver adiante.
Por que três empresas saíram do Smartsheet
Os três relatos abaixo vêm de vídeos da ClickUp. Nos dois primeiros, o problema relatado não é falta de recurso. É adoção.
Path8. No clipe do fundador, o problema era simples: ninguém olhava o Smartsheet, e todo mundo perguntava no Slack. Um projeto de 30 vídeos era controlado com uma planilha de planilhas e virou um projeto só. Ele cita ainda o suporte: como conta pequena, ficava sem resposta no fornecedor antigo, e passou a ter resposta pelo chat. E a percepção de um produto que continua evoluindo. Contamos mais sobre a Path8 em o case Path8 e Seismic.
Rutgers. O braço de captação e relacionamento com ex-alunos da universidade (cerca de 630 mil ex-alunos e 1 milhão de pessoas na base) passou por Basecamp e Smartsheet. Segundo o clipe, o Smartsheet nunca virou a fonte única e teve baixa adoção. A informação ficava espalhada em Slack, Box e OneNote, e os times duplicavam trabalho. Os critérios da troca foram três: ser poderoso, ser flexível para cada time e ser fácil a ponto de todo mundo usar. O resultado relatado: 100% da divisão no ClickUp.
VanHomes. A fábrica de casas, com 115 pessoas, rodava em planilhas, Smartsheet e folhas impressas. No ClickUp, cada pessoa da fábrica passou a ver o seu dia em “day cards” nos tablets, e o Brain traduz a linguagem do chão de fábrica em métricas para a gestão.
Nossa leitura: nos relatos da Path8 e da Rutgers, o Smartsheet não aparece como ferramenta fraca. O problema foi que o time não morava nele: a conversa acontecia no Slack, e a informação ficava espalhada em outras ferramentas. Ferramenta de gestão que não é onde o trabalho acontece vira trabalho a mais.
Onde o Smartsheet é a melhor escolha
Sendo justos, há cenários em que recomendaríamos ficar no Smartsheet ou escolhê-lo:
- O time pensa em planilha e não quer mudar. Se o trabalho é essencialmente tabela, com fórmulas e vínculo entre células, o Smartsheet fala a língua do time desde o primeiro dia.
- PMO com governança de portfólio. Na página de gestão de portfólio, o Smartsheet oferece Portfolios (no plano Enterprise), indicado para PMOs menores e áreas com até 100 projetos, e o Control Center (no Advanced Work Management ou como módulo premium), com blueprints de projeto padronizados e mudanças aplicadas em vários projetos de uma vez. É um recurso pensado para programas grandes e controlados.
- Integração pesada com bases de dados. Segundo a página de recursos, o Data Shuttle automatiza a importação e a exportação de dados entre bases externas e o Smartsheet, e o DataMesh mantém planilhas e relatórios sincronizados. Na nossa leitura, isso atende empresas em que o projeto depende de dados de outros sistemas.
- Exigências de segurança específicas. A página de recursos lista chaves de criptografia gerenciadas pelo cliente, escolha da região onde os dados ficam e controle de saída de dados para colaboradores externos.
- Compartilhar só uma parte da planilha. O Dynamic View permite mostrar apenas as linhas ou células necessárias a cada pessoa.
Se a sua empresa já usa o Smartsheet nesses cenários, e o time usa de verdade, trocar de ferramenta pode custar mais do que resolve.
Onde o ClickUp tende a ganhar
Pelos relatos e pela nossa experiência de implantação, o ClickUp leva vantagem quando:
- O problema é adoção, não recurso. Path8 e Rutgers relatam que o time não usava o Smartsheet, e não que faltava função.
- A informação está espalhada. Quando conversa, arquivo e tarefa vivem em ferramentas diferentes (o caso da Rutgers), juntar tudo num lugar resolve mais do que uma planilha melhor.
- Times diferentes precisam de formatos diferentes. O critério “flexível por time” da Rutgers vai nessa direção.
- O trabalho chega a quem não está no computador. O exemplo dos day cards em tablets na VanHomes.
O preço de entrada dessa flexibilidade é a estrutura. Um ClickUp sem regras vira outra bagunça. Explicamos como evitar em implantação de ClickUp: 6 erros que fazem a equipe largar.
Preço: onde conferir cada lado
Não reproduzimos aqui os valores do Smartsheet. Os preços são em dólar e devem ser conferidos direto na página oficial de preços do Smartsheet, junto com o que entra em cada plano.
Do lado do ClickUp, os planos mudaram em outubro de 2026. Veja os novos planos do ClickUp e, para a conta completa, quanto custa uma plataforma de gestão: as 7 linhas.
Como decidir entre Smartsheet e ClickUp
| Se o seu cenário é… | Tende a ser melhor |
|---|---|
| Time que vive em planilha e fórmulas | Smartsheet |
| PMO grande, com portfólio padronizado e governança central | Smartsheet |
| Projeto que depende de dados sincronizados com outros sistemas | Smartsheet |
| Ferramenta atual com baixa adoção | ClickUp |
| Informação espalhada entre chat, arquivos e planilhas | ClickUp |
| Vários times com formas diferentes de trabalhar | ClickUp |
Nossa sugestão prática: use os três critérios da Rutgers como teste. A ferramenta é poderosa o suficiente? É flexível para cada time? É fácil a ponto de todo mundo usar? Rode um projeto real nas duas antes de migrar, e meça quem usou de fato, não quem gostou da demonstração. Para o restante da série, veja MS Project ou ClickUp.
Quer comparar as duas ferramentas com os seus projetos, e não com um demo? Converse 30 minutos com a Audatia.
Fontes
- ClickUp no YouTube, Smartsheet vs ClickUp: A Founder's Honest Take | [Webinar Clip] (23/03/2026)
- ClickUp no YouTube, Why This University Switched to ClickUp (And Got 100% Adoption) | Webinar Clip (10/07/2026)
- ClickUp no YouTube, VanHomes Scales Affordable Housing by Managing Smarter with ClickUp (13/02/2026)
Os vídeos citados são do canal oficial da ClickUp no YouTube. Os resumos são da Audatia e o que aparece como leitura nossa é opinião. Recursos e planos do ClickUp mudam com frequência; confira o estado atual antes de decidir.
