A implantação terminou, o time está usando e tudo parece em ordem. Seis meses depois, o workspace tem três campos de data que significam a mesma coisa, um espaço que ninguém abre e outro que ninguém consegue abrir porque o dono saiu da empresa.
Isso não é falha de implantação. É o desgaste normal de qualquer sistema usado de verdade. A solução também é normal: uma faxina periódica, com roteiro. A ClickUp publicou dois vídeos que, juntos, formam esse roteiro. Um cuida da estrutura dos espaços. O outro cuida da sidebar, a barra lateral do ClickUp 4.0.
Neste artigo
- Use o Space Settings como checklist
- Status simples, detalhe em campo
- ClickApps só os que o espaço usa
- Campos duplicados e espaços esquecidos
- A sidebar do ClickUp 4.0: arrume isso primeiro
- Como transformar isso em rotina
- Fontes
Use o Space Settings como checklist
A primeira dica do vídeo é usar as configurações de cada espaço (Space Settings) como checklist de auditoria. Para cada espaço, revise:
- Dono: quem responde pelo espaço.
- Acesso: quem entra e com que permissão.
- Status padrão: se ainda fazem sentido.
- ClickApps: quais estão ligados.
- Views obrigatórias: quais views o time precisa ter.
Se a parte de acesso pedir uma revisão mais profunda, use o nosso checklist de permissões e segurança.
Status simples, detalhe em campo
O vídeo sugere um conjunto enxuto de status: To do, In progress, Blocked, In review, Done e Complete. O detalhe de fase (por exemplo, a etapa específica de um processo) vai para um custom field, e não para mais status.
Nossa leitura: status demais é um dos sinais mais comuns de workspace que cresceu sem regra. Cada time cria os seus, e o relatório entre times deixa de fechar. Status iguais em todo o workspace, com a fase num campo, resolvem isso.
ClickApps só os que o espaço usa
ClickApps são os recursos que você liga ou desliga por espaço. A recomendação do vídeo é manter ligados só os que o espaço realmente usa. O exemplo é um espaço de marketing, que precisa de custom fields, dependências e time estimates (estimativas de tempo).
Campos duplicados e espaços esquecidos
Dois pontos de faxina propriamente dita:
- Consolidar campos duplicados. O exemplo do vídeo é clássico: “launch date” e “go-live date” convivendo no mesmo workspace para dizer a mesma coisa. Escolha um, migre os dados e apague o outro.
- Arquivar o que não se usa e resolver o inacessível. Espaços sem uso vão para o arquivo. Espaços inacessíveis, em geral porque o dono saiu, precisam de um novo responsável.
Por fim, o vídeo recomenda criar uma tarefa recorrente de governança, mensal ou trimestral. É ela que garante que a faxina aconteça de novo.
A sidebar do ClickUp 4.0: arrume isso primeiro
O segundo vídeo trata da barra lateral, e as dicas valem para cada pessoa, não só para o admin:
- Fixe só os hubs que você usa.
- Oculte, não apague, os espaços inativos.
- Use os Favoritos como plataforma de lançamento para o que você abre todo dia.
- Crie uma ou duas seções customizadas por fluxo ativo, juntando canal, doc, tarefa e lista do mesmo assunto. A ideia é organizar pelo objetivo, não pela ferramenta.
- Deixe favoritos e seções no topo.
O vídeo aponta também três armadilhas: os favoritos virarem uma segunda sidebar, criar uma seção por projeto e nunca revisar a sidebar.
Como transformar isso em rotina
Nossa leitura: a faxina funciona quando tem dono e data. Na prática, sugerimos:
- Crie a tarefa recorrente de governança, como o vídeo recomenda, atribuída ao admin do workspace.
- Coloque na descrição dela o checklist do Space Settings e a lista de campos e espaços a revisar.
- Aproveite o mesmo momento para lembrar o time de revisar a própria sidebar.
Muitos dos problemas que a faxina encontra nascem na implantação. Falamos deles em implantação de ClickUp: 6 erros que fazem a equipe largar. E, se a estrutura de espaços e pastas está pedindo uma revisão maior, veja como estruturar a hierarquia com subpastas.
Quer uma auditoria do seu workspace feita por quem implanta ClickUp todo dia? Converse 30 minutos com a Audatia.
Fontes
- ClickUp no YouTube, Optimize and Maintain Your Workspace (02/06/2026)
- ClickUp no YouTube, New to ClickUp 4.0? Set This Up First (02/06/2026)
Os vídeos citados são do canal oficial da ClickUp no YouTube. Os resumos são da Audatia e o que aparece como leitura nossa é opinião. Recursos e planos do ClickUp mudam com frequência; confira o estado atual antes de decidir.
